Automatiseren: kans of noodzaak voor accountancy?

Slimme technologische ontwikkelingen die repeterende handelingen van accountants overbodig maken. Voor kantoren was dat ooit een ver-van-mijn-bed-show, maar inmiddels heeft automatisering en digitalisering de branche veranderd, en sneller dan verwacht. Nog niet eens zo heel lang geleden werden facturen en bankmutaties handmatig ingevoerd. En nu? Nu is het zover dat kantoren vrijwel alles in de administratie automatisch kunnen laten verlopen.

Dat kantoren de kansen die automatisering en digitalisering met zich meebrengen ook oppakken is niet zo vanzelfsprekend als men zou denken. Het vereist immers verandering en dat vinden accountants vaak lastig. Veel kantoren nemen pas de stap naar automatisering wanneer klanten vragen of de dienstverlening meer gedigitaliseerd kan worden. Dat is jammer, want ook als deze vraag niet is uitgesproken, is deze wens (onbewust) aanwezig.

Klanten zijn gewend aan actuele informatie, die snel toegankelijk is via hun smartphone. Ze rekenen erop dat hun accountant dit ook biedt. Zeker de nieuwe generatie ondernemers verwacht een app waarmee ze facturen digitaal kunnen aanleveren en real-time inzicht hebben. Kantoren doen er dus verstandig aan om meer te gaan automatiseren en digitaliseren. Het is tenslotte beter om klanten een app te bieden voordat ze er om gaan vragen. Of vertrekken naar de concurrent.

Wie de klant een stap voor is en automatisering volledig implementeert, heeft daar veel baat bij. Zo levert het kantoren een efficiencyverbetering van ruim 50 procent op. Met de vrijgekomen tijd kunnen accountants meer klanten aannemen, zich meer gaan focussen op complexere en/of advieswerkzaamheden en klanten de aandacht en kwaliteit bieden die zij verwachten.

Het is een uitgelezen kans om meer toegevoegde waarde te leveren en toekomstbestendig te worden. Of dit ook lukt hangt af van de mate waarin kantoren automatiseren en digitaliseren. Alleen de kantoren die volledig automatisch boekhouden en hun werkwijze en propositie hierop aanpassen zullen op lange termijn aantrekkelijk blijven voor (de nieuwe generatie) klanten. Het is daarmee de vraag of automatisering en digitalisering nog steeds een kans is of dat het een bittere noodzaak gaat worden.

Kantoren die op de ouderwetse manier blijven werken gaan het minder krijgen en kunnen op termijn in de problemen komen. De beste keuze is ongetwijfeld dat alle kantoren, zeker kleine kantoren met minder dan 50 FTE, mee moeten nu het economisch nog goed gaat. Het dak repareer je immers als de zon schijnt, dat is veel makkelijker dan als het regent.