Automatisch facturen inboeken, hoe werkt dat?
KennisartikelOmdat het helaas nog niet door alle bedrijven gebruikt wordt, is er nog best wel wat uitleg nodig als het gaat om UBL-facturen. Want: hoe worden deze facturen automatisch in de boekhouding verwerkt en waarom zou je een PDF om willen laten zetten in een UBL? En wat doe je met een papieren factuur?
3 manieren om facturen in te boeken
Of u nu wel of geen UBL-facturen ontvangt, een PDF of een bon wilt inboeken, wij leggen u graag de verschillende manieren van boeken uit: via de UBL-koppeling, de Splitscreen-functie en de CASHapp. De infographic hieronder laat eigenlijk heel simpel zien op welke manieren een factuur geboekt kan worden, afhankelijk van de factuur: UBL, PDF of papier/bonnetje.
1) Hoe herken ik een UBL-factuur?
Een UBL-factuur is een factuur die u per mail krijgt, bestaande uit een PDF-bestandje (.pdf) mét een extra XML-bestandje (.xml). Deze kunt u eenvoudig per e-mail doorsturen naar uw unieke administratiepostbus om automatisch, eventueel na fiattering, te boeken in CASH! Ook kunt u het unieke e-mailadres van uw administratiepostbus doorgeven aan uw leverancier, zodat u er helemaal geen omkijken meer naar heeft. Uiteraard kunt u instellen dat de facturen wel eerst goedgekeurd (gefiatteerd) moeten worden door u en/of uw medewerker(s).
2) Hoe boek ik een PDF-factuur in?
Wanneer u alleen een PDF-factuur hebt ontvangen, of zelf gescand en als PDF opgeslagen, dan kunt u ook deze e-mailen naar uw administratiepostbus. Echter, kan CASH deze niet ‘lezen’ en dus niet automatisch inboeken. Nu heeft u twee opties: alsnog automatische verwerking via de UBL-koppeling of zelf inboeken via de Splitscreen-functie:
via UBL-koppeling
Wanneer u gebruikmaakt van de UBL-koppeling, wordt de PDF door een van onze partners (Elvy of go2UBL) automatisch omgezet in een UBL en wordt deze UBL alsnog automatisch ingeboekt in CASH. Dit gebeurt allemaal op de achtergrond en daar merkt u dus niets van.
via Splitscreen
Gebruikt u niet de UBL-koppeling, dan komt de PDF wel degelijk in CASH terecht, maar dient deze nog wel geboekt te worden. Dan komt onze Splitscreen-functie in beeld, waarbij u naast het boekingsscherm de PDF te zien krijgt, zodat u deze eenvoudig kunt inboeken.
3) Hoe boek ik een papier factuur of bon in?
Het komt natuurlijk voor dat u een papieren factuur ontvangt en ook bonnetjes zijn meestal nog van papier. Dan komt de CASHapp goed van pas! Via de app maakt u eenvoudig een foto van een factuur of bon en wordt deze direct automatisch naar uw administratie gestuurd!
We leggen u in onderstaande instructievideo stap-voor-stap uit hoe u dit zelf kunt doen via de CASHapp:
–
Instructievideo: Inboeken
Uw unieke administratiepostbus
U kunt alle inkoopfacturen, als PDF al dan niet voorzien van een XML-bestand (UBL), mailen naar uw unieke administratiepostbus. Deze hoeft u niet in te stellen; u krijgt hier de beschikking over via CASH Connect. Uw administratiepostbus voor inkoopfacturen is opgebouwd uit uw relatienummer en administratiecode van de betreffende administratie.
[relatienr].[admincode]@efactuur.cashweb.nl
Zo weet u zeker dat de facturen en documenten die u aanlevert naar de juiste administratie verstuurd worden. U vindt de gemailde inkoopfacturen terug in de map “efactuur” in uw account.
Een UBL-factuur wordt automatisch verwerkt in de administratie en een PDF-factuur kan via de UBL-koppeling omgezet worden in een UBL-factuur voor automatische verwerking of u kunt de Splitscreen-functie gebruiken om de factuur eenvoudig te boeken in CASH.
Over Visma CASH
Wij bieden complete administratieve oplossingen voor elk soort onderneming: van boekhouding tot ERP. Onze software is modulair van opzet waardoor je zelf jouw administratiepakket naar wens samenstelt!
