Factuurverwerking & debiteurenbeheer tijdens de zomer

De zomer is in aantocht, en voor velen betekent dit zon, zee en ontspanning. Echter, voor bedrijven kunnen de zomermaanden ook uitdagingen met zich meebrengen, vooral op het gebied van financiële workflows. Met een afgenomen personeelsbezetting lopen processen zoals factuurverwerking, fiattering en debiteurenbeheer het risico op vertragingen. Toch zijn er manieren die jou kunnen helpen om deze financiële processen soepel en efficiënt te laten verlopen, zelfs tijdens de zomermaanden.

Goed voorbereid zijn is het halve werk. Als je weet dat je in de zomer met minder personeel werkt, organiseer dan een planning en stel prioriteiten. Stel een schema op waarin je vastlegt wie wanneer aanwezig is en wie de verantwoordelijkheden tijdelijk overneemt van anderen. Het opstellen van een lijst met vervangers voor kritieke functies is essentieel om te voorkomen dat er gaten vallen in de workflow. Prioriteer werkzaamheden op basis van urgentie en financieringsperiode, zodat belangrijke taken als eerste worden afgehandeld.

Het digitaliseren van facturen is een belangrijke stap richting een efficiëntere verwerking. In de zomermaanden, maar ook daarbuiten. Ontvangst, verzending en verwerking van facturen verlopen sneller en eenvoudiger wanneer al deze documenten digitaal beschikbaar zijn. Digitaal beschikbare documenten kunnen eenvoudig gedeeld en overgedragen worden binnen het team, wat de continuïteit waarborgt tijdens vakanties.

Automatisering speelt hier ook een rol bij. Door te investeren in een geautomatiseerd systeem, kun je facturen na ontvangst direct doorsturen naar de administratie. Geavanceerde systemen analyseren, categoriseren en verwerken de documenten automatisch, wat leidt tot een snellere verwerking en minder kans op fouten. Zelfs tijdens een verminderde personeelsbezetting kunnen zo alle facturen tijdig en correct verwerkt worden.

Gedurende de zomermaanden, wanneer jouw bedrijf met een lagere bezetting werkt of zelfs gesloten is, blijven leveranciers doorgaans hun facturen sturen. Het is aan te raden om hen goed te informeren over eventuele veranderingen in betalingstermijnen en verantwoordelijke contactpersonen. Transparante communicatie voorkomt verrassingen.

Nog handiger: moedig leveranciers aan om hun facturen naar jouw unieke administratiepostbus te sturen. E-facturen die naar jouw administratiepostbus worden gestuurd worden automatisch geboekt (eventueel na fiattering) en PDF-facturen kunnen eenvoudig omgezet worden met onze Premium Scan & Herken-oplossing, wat ervoor zorgt dat ook deze facturen efficiënt verwerkt en geboekt worden.

Tijdens de zomer wil je ongestoord van je vakantie kunnen genieten. Het fiatteren van facturen en aangiften laat je dan ook graag over aan een vervanger. Zorg er daarom voor dat meerdere teamleden geautoriseerd zijn om te fiatteren. Het is daarbij wel belangrijk dat vervangers de goedkeuringsprocedure goed begrijpen. Dit voorkomt bottlenecks en zorgt ervoor dat de werkzaamheden ook in afwezigheid van specifieke medewerkers doorgaan.

Toch is het overdragen van deze werkzaamheden niet altijd mogelijk. Soms ben je de enige bevoegde persoon voor deze taak. In dat geval kun je eenvoudig online fiatteren via CashWeb of de CashApp vanaf jouw vakantieadres. Stel in dat je pushmeldingen ontvangt op jouw mobiel of tablet wanneer er een factuur ter fiattering wordt aangeboden. Dan hoef je de app alleen te openen wanneer het écht nodig is. Wel zo prettig.

Gedurende de zomervakantie kan ook het innen van openstaande rekeningen een uitdaging zijn, aangezien klanten mogelijk moeilijker te bereiken zijn en jij met minder bezetting zit om dit op te volgen. Met een aanmaanrobot automatiseer je het volledige debiteurenbeheer, waardoor herinneringen en aanmaningen op de juiste momenten worden verstuurd. Stel in op welk moment herinneringen en aanmaningen verstuurd moeten worden en voer zelf de aanmaningsteksten in. Zo zorg je ook tijdens de zomermaanden voor een tijdige opvolging van onbetaalde facturen.

De zomermaanden hoeven geen obstakel te vormen voor het effectief beheer van financiële operaties. Met proactieve planning en slimme inzet van technologie kan je ervoor zorgen dat alle processen blijven draaien. Een goed geïnformeerd team, bekend met systemen en applicaties, vormt de sleutel tot succes. Zo garandeer je dat bedrijfsprocessen gedurende de vakantieperiode zonder problemen blijven functioneren.