Waarom u geen loonstroken via post of mail moet sturen

Waarom u geen loonstroken via post of mail moet sturen

Kennisartikel

Stuurt uw bedrijf nog loonstroken via post of e-mail, dan loopt u een groot risico! Maar liefst 63% van alle datalekmeldingen die binnenkomen bij de Autoriteit Persoonsgegevens is gerelateerd aan het sturen van privacygevoelige data via post of e-mail.

Met de komst van de AVG passen sommige werkwijzen niet zo goed meer binnen de regels. Toch is e-mail nog steeds het meest gebruikte medium om loonstroken te delen. Het is eenvoudig in gebruik, sneller dan traditionele post en goedkoper dan papier. Dat e-mail ook onveilig is wordt gemakshalve vergeten. Niemand zit te wachten op het extra werk dat komt kijken bij het implementeren van encryptie. Desondanks moeten er stappen ondernomen worden om loonstroken veilig te communiceren. De datalekmeldingen liegen er niet om: het versturen van brieven en e-mails gaat niet altijd goed.

Persoonsgegevens in verkeerde handen

Een typefout maken in het e-mailadres of het verkeerde label op de envelop plakken. In een moment van onoplettendheid wordt een brief of e-mail aan de verkeerde persoon gestuurd. Dat hoeft niet problematisch te zijn, maar is dat wel als de inhoud privacygevoelige informatie bevat. Er wordt niet vaak bij stilgestaan, maar loonstroken en jaaropgaven staan vol met privacygevoelige data. Wanneer deze documenten bij een verkeerde persoon terecht komen, wordt dat beschouwd als een datalek.

Ook als u voorzichtig bent en meerdere keren controleert of de juiste loonstrook naar de juiste persoon gaat, kunnen loonstroken in verkeerde handen vallen. Wanneer u een e-mail verstuurt legt deze een onvoorspelbare route af langs verschillende servers voordat deze afgeleverd wordt bij de geadresseerde. Tijdens het transport kunnen kwaadwillende partijen de mail met loonstrook eenvoudig onderscheppen. U kunt het vergelijken met het versturen van een brief in een open envelop: iedereen die het bericht in handen krijgt kan de inhoud lezen of zelfs aanpassen.

Datalekken voorkomen is beter dan genezen

Er vanuit gaande dat u de Loonstroken voor uw bedrijf via post of e-mail stuurt loopt u een groot risico op datalekken. De boetes zijn niet mals, de controle neemt alsmaar toe en uw goede naam staat ook op het spel. De Loonportal verlaagt dat risico enorm en voorkomt problemen door AVG proof te werken. Daarnaast maakt het uw organisatie professioneel en maakt u het uzelf en uw medewerkers een stuk makkelijker.

De Loonportal

De Loonportal is een gesloten online circuit om salarisgegevens en persoonlijke documenten tussen salarisverwerker, werkgever en werknemer te delen. De data wordt via een veilige verbinding (HTTPS) verzonden en komt door het uitgebreide rechtenbeheer alleen terecht bij de persoon voor wie het bedoeld is.

Via de LOONapp zijn de documenten in de portal voor werknemers inzichtelijk. Altijd en overal. Daarnaast heeft de Loonportal mooie extra functionaliteiten, zoals het in één keer uploaden van alle werknemersmutaties of een uitgebreide rapportagemogelijkheid op basis van real-time data, waarmee niet alleen standaard loonrapportages gedraaid kunnen worden, maar ook maatwerkoverzichten gemaakt kunnen worden van alle gegevens in de Loonportal.

Stuurt uw bedrijf nog loonstroken via post of e-mail, dan loopt u een groot risico! Maar liefst 63% van alle datalekmeldingen die binnenkomen bij de Autoriteit Persoonsgegevens is gerelateerd aan het sturen van privacygevoelige data via post of e-mail.

Met de komst van de AVG passen sommige werkwijzen niet zo goed meer binnen de regels. Toch is e-mail nog steeds het meest gebruikte medium om loonstroken te delen. Het is eenvoudig in gebruik, sneller dan traditionele post en goedkoper dan papier. Dat e-mail ook onveilig is wordt gemakshalve vergeten. Niemand zit te wachten op het extra werk dat komt kijken bij het implementeren van encryptie. Desondanks moeten er stappen ondernomen worden om loonstroken veilig te communiceren. De datalekmeldingen liegen er niet om: het versturen van brieven en e-mails gaat niet altijd goed.

Persoonsgegevens in verkeerde handen

Een typefout maken in het e-mailadres of het verkeerde label op de envelop plakken. In een moment van onoplettendheid wordt een brief of e-mail aan de verkeerde persoon gestuurd. Dat hoeft niet problematisch te zijn, maar is dat wel als de inhoud privacygevoelige informatie bevat. Er wordt niet vaak bij stilgestaan, maar loonstroken en jaaropgaven staan vol met privacygevoelige data. Wanneer deze documenten bij een verkeerde persoon terecht komen, wordt dat beschouwd als een datalek.

Ook als u voorzichtig bent en meerdere keren controleert of de juiste loonstrook naar de juiste persoon gaat, kunnen loonstroken in verkeerde handen vallen. Wanneer u een e-mail verstuurt legt deze een onvoorspelbare route af langs verschillende servers voordat deze afgeleverd wordt bij de geadresseerde. Tijdens het transport kunnen kwaadwillende partijen de mail met loonstrook eenvoudig onderscheppen. U kunt het vergelijken met het versturen van een brief in een open envelop: iedereen die het bericht in handen krijgt kan de inhoud lezen of zelfs aanpassen.

Datalekken voorkomen is beter dan genezen

Er vanuit gaande dat u de Loonstroken voor uw bedrijf via post of e-mail stuurt loopt u een groot risico op datalekken. De boetes zijn niet mals, de controle neemt alsmaar toe en uw goede naam staat ook op het spel. De Loonportal verlaagt dat risico enorm en voorkomt problemen door AVG proof te werken. Daarnaast maakt het uw organisatie professioneel en maakt u het uzelf en uw medewerkers een stuk makkelijker.

De Loonportal

De Loonportal is een gesloten online circuit om salarisgegevens en persoonlijke documenten tussen salarisverwerker, werkgever en werknemer te delen. De data wordt via een veilige verbinding (HTTPS) verzonden en komt door het uitgebreide rechtenbeheer alleen terecht bij de persoon voor wie het bedoeld is.

Via de LOONapp zijn de documenten in de portal voor werknemers inzichtelijk. Altijd en overal. Daarnaast heeft de Loonportal mooie extra functionaliteiten, zoals het in één keer uploaden van alle werknemersmutaties of een uitgebreide rapportagemogelijkheid op basis van real-time data, waarmee niet alleen standaard loonrapportages gedraaid kunnen worden, maar ook maatwerkoverzichten gemaakt kunnen worden van alle gegevens in de Loonportal.

OVER CASH

Wij bieden complete administratieve oplossingen voor elk soort onderneming: van boekhouding tot ERP, zowel offline als online. Onze software is modulair van opzet, waardoor u zelf naar wens uw administratieve pakket samenstelt. Onze modules zijn verrassend compleet en all-in, dus geen onvoorziene kosten achteraf!

CASH SOFTWARE

Alexanderstraat 3
2514 JL Den Haag

070 - 3 560 570
info@cash.nl