UBL: Wat, hoe & waarom?
KennisartikelUniversal Business Language, oftewel UBL, is een op XML gebaseerd bestandsformaat voor elektronisch factureren. Zoals u de PDF kent (.pdf), is ook UBL een bestandsformaat (.xml). Bij e-factureren verstuurt u facturen per e-mail met als bijlage een PDF- én UBL-bestand, te herkennen aan het .xml-formaat. De betere boekhoudpakketten kunnen deze UBL lezen en daardoor automatisch inboeken, waardoor u sneller betaald krijgt.
Hoe werkt UBL?
In een UBL-bestand staat alle factuurinformatie op een vaste plek en is ieder gegeven met een stukje code getagd. Door die codering kunnen boekhoudprogramma’s het UBL-bestand lezen, de factuurgegevens herkennen en de e-factuur automatisch boeken in de administratie. Dus ook wanneer u een UBL-factuur ontvangt, kunt u deze automatisch laten verwerken in uw eigen boekhoudprogramma. Klik op onze infographic hieronder voor de verschillende mogelijkheden om facturen in te boeken:
Voordelen UBL
UBL maakt het dus mogelijk om facturen vanuit het ene boekhoudprogramma geautomatiseerd te verwerken in het andere boekhoudprogramma, zonder tussenkomst van mensen. Naast minder menselijke fouten, brengt dit vele voordelen met zich mee die we graag nader toelichten.
Tijdbesparing
Met UBL kan 100% automatische factuurherkenning worden gerealiseerd. Dit betekent dat de factuurgegevens automatisch worden overgenomen, zonder nog handmatig in te hoeven boeken. E-facturen worden dus volledig automatisch, na goedkeuring, geboekt in de administratie. Zo houdt u meer tijd over voor andere zaken.
Nauwkeuriger
Doordat e-facturen automatisch geboekt worden en u geen facturen meer hoeft over te typen, is de kans op menselijke fouten nagenoeg nul. Wanneer een UBL-factuur niet gelezen kan worden, wordt dat in uw boekhoudsoftware aangegeven.
Kostenbesparing
UBL-facturatie verlaagt uw kosten. Er is immers minder mankracht nodig om meer facturen in te boeken. Maar ook als u zelf factureert mét UBL. Alles wordt automatisch en vrijwel 100% foutloos verwerkt in de boekhouding. U hoeft niets meer handmatig in te voeren of te controleren. Uiteraard is het wel mogelijk om de inkomende facturen eerst te (laten) fiatteren. Dat bespaart tijd en dus geld.
Meer veiligheid
Een UBL-factuur wordt gecontroleerd op KvK-nummer, btw-nummer en IBAN. Hierdoor worden spookfacturen eenvoudig onderschept en maakt u nooit meer onnodig kosten aan nep-facturen. Ook dubbele facturen worden op deze manier direct gedetecteerd.
Sneller betaald
UBL-facturen staan direct klaar als boekingsvoorstel bij de ontvanger, waardoor deze sneller betaald worden.
Altijd up-to-date
Door elektronisch te factureren vanuit uw administratie, is deze altijd up-to-date omdat de factuur direct geboekt is. Hierdoor beschikt u over actuele cijfers en heeft u realtime inzicht in de financiële situatie van uw onderneming.
Waarom E-factureren?
In Europa vindt een groei plaats van e-factureren en Nederland kan natuurlijk niet achterblijven. Sinds 18 april 2019 is het verplicht voor Rijksoverheid, gemeenten, waterschappen en provincies om e-facturen te kunnen ontvangen én verwerken. Door deze verplichting is de overstap naar e-factureren onvermijdelijk. Ook voor u als ondernemer.
Factureren met CASH biedt de oplossing. Wanneer u met CASH factureert, krijgt u de mogelijkheid om facturen te versturen als PDF-factuur in uw eigen huisstijl mét UBL. Het voordeel is dat boekhoudpakketten deze UBL kunnen lezen en automatisch inboeken, waardoor u sneller betaald krijgt.
UBL ontvangen?
Inkomende UBL-facturen worden al jaren automatisch (na eventuele goedkeuring) verwerkt in CASH via CASH Connect. Het enige wat u hoeft te doen is de factuur naar uw administratiepostbus te (laten) e-mailen.
Facturen die u in een PDF-, Word-, of Excel-formaat ontvangt, kunt u door één van onze partners laten omzetten in UBL voor automatische verwerking. Dit gebeurt achter de schermen, waardoor u ook deze slechts hoeft te (laten) e-mailen naar uw administratiepostbus. Of maak eenvoudig een foto via de CASHapp! Indien u niet koppelt met een van onze partners, dan staan deze facturen wel klaar in CASH om zelf te boeken via de Splitscreen-functie.
Over Visma CASH
Wij bieden complete administratieve oplossingen voor elk soort onderneming: van boekhouding tot ERP. Onze software is modulair van opzet waardoor je zelf jouw administratiepakket naar wens samenstelt!
