Online boekhouden: Voor- en nadelen | Cash Software

Online boekhouden: Voor- en nadelen

Kennisartikel

De boekhouding vormt de basis van elke administratie. Elke ondernemer is immers verplicht een deugdelijke boekhouding bij te houden.  In de boekhouding worden alle financiën van uw onderneming systematisch en overzichtelijk vastgelegd, waardoor u inzicht krijgt in de financiële positie van uw onderneming. Aan de hand hiervan kunt u financiële risico’s inschatten, anticiperen op ontwikkelingen en waar nodig bijsturen. Boekhouden is ook essentieel om uw btw-aangifte tijdig en correct te versturen naar de Belastingdienst.

Wat is online boekhouden?

Vroeger werd de boekhouding op papier gedaan, maar deze methode was omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig. Gelukkig is de tijd van schoenendozen vol met bonnetjes, uitpuilende archiefkasten en rondslingerende facturen voorbij. Tegenwoordig gaat alles digitaal en zijn er verschillende boekhoudprogramma’s verkrijgbaar, zowel online als offline.

Online boekhouden is het bijhouden van de boekhouding met online boekhoudsoftware. Hierdoor staan uw financiële gegevens niet langer lokaal op een computer, maar in de cloud. Wat zijn de voor- en nadelen van online boekhouden?

Voordelen online boekhouden

  • Altijd actueel inzicht
  • Geen investering nodig
  • Alles automatisch
  • Efficiënt samenwerken
  • Automatische back-ups
  • Automatische updates
  • Administreren via een app

Nadelen online boekhouden

  • Internetverbinding nodig
  • Maandelijkse kosten
  • Is online boekhouden wel veilig?
P

Altijd actueel inzicht

Met online boekhouden worden al uw gegevens veilig opgeslagen in de cloud. U heeft daardoor altijd en overal toegang tot uw boekhouding via elke browser en een app. Zo kunt u zowel op kantoor, thuis als onderweg eenvoudig facturen maken en versturen, bonnetjes inboeken, relaties wijzigen etc. Met als resultaat: een boekhouding die altijd up-to-date is. U hoeft dus nooit meer te sturen op verouderde gegevens, maar heeft realtime inzicht in de financiële cijfers van uw bedrijf.

P

Alles automatisch

Iedereen wil sneller, efficiënter en het liefst met zo min mogelijk menselijke tussenkomst boekhouden. Met online boekhoudsoftware kunt u vrijwel alle routineklussen in uw administratie automatisch laten verwerken. Dit wordt ook wel Robotic Accounting of automatisch boekhouden genoemd. Facturen, kas- en pinbonnen of declaraties worden direct foutloos geboekt. Handige koppelingen met banken en de Belastingdienst zorgen ervoor dat bankmutaties en aangiftes automatisch verwerkt worden. Daarnaast beschikken vele boekhoudprogramma’s over API’s en talloze andere koppelingen, zoals webshopkoppelingen, kassakoppelingen en een koppeling met de Kamer van Koophandel. Superhandig, want hierdoor neemt de foutgevoeligheid af en bespaart u tijd én geld.

P

Efficiënt samenwerken

Als u gebruikmaakt van online boekhoudsoftware, dan kunt u met meerdere medewerkers in dezelfde administratie werken met verschillende inlogcodes. Soms zelfs tegelijkertijd! Ook kunt u uw boekhouder of accountant eenvoudig online toegang geven tot uw administratie om deze desgewenst laten controleren, bijvoorbeeld voordat u de btw-aangifte doet. Dit bespaart tijd en voorkomt dubbel werk.

P

Automatische back-ups

Het fijne aan boekhouden in de cloud is dat u niet bang hoeft te zijn voor het verlies van gegevens door bijvoorbeeld een brand of het crashen van uw computer. Uw gegevens worden namelijk niet alleen veilig opgeslagen en versleuteld in de cloud, maar ook dagelijks geback-upt. Mocht er dan iets gebeuren, dan heeft de softwareleverancier altijd de laatste back-up voor u.

P

Automatische updates

Verandert de wet- en regelgeving? Zijn er nieuwe functionaliteiten aan uw pakket toegevoegd? Of is de beveilig verbeterd? Dan wordt uw online boekhoudpakket automatisch geüpdate door de softwareleverancier. Hierdoor profiteert u direct van alle verbeteringen en nieuwe functies, zonder dat u er ook maar iets voor hoeft te downloaden en installeren.

P

Administreren via een app

Wanneer u de boekhouding online bijhoudt met CASH krijgt u ook beschikking over de gratis CASHapp, waardoor u waar dan ook ter wereld kunt administreren. Gemakkelijk op elk gewenst apparaat. Met de CASHapp kunt u facturen versturen, bonnetjes of facturen inboeken, fiatteren, de status van uw bedrijf of debiteuren checken, uren registreren, en nog veel meer!

O

Internetverbinding nodig

Het grootste nadeel is dat u afhankelijk bent van een werkende internetverbinding. Ligt het internet er uit? Dan kunt u niet bij uw boekhouding. In de huidige tijd is echter veel van uw dagelijkse werkzaamheden afhankelijk van internet en zal dit in de praktijk dus geen noemenswaardig nadeel zijn.

O

Maandelijkse kosten

Online boekhoudpakketten worden aangeboden in abonnementsvorm. Het voordeel is dat u geen grote investering hoeft te doen en er dus ook niet aan vast zit. Een nadeel kan zijn dat u maandelijks terugkerende kosten heeft. Deze kosten zijn echter relatief laag en meestal zijn back-ups en updates inbegrepen.

O

Is online boekhouden wel veilig?

Men ziet de veiligheid ook wel eens als een nadeel voor online boekhouden. Wanneer u voor boekhoudsoftware kiest van een betrouwbaar bedrijf, kunt u er vanuit gaan dat de beveiliging goed geregeld is en uw data versleuteld wordt. Bij de betere boekhoudpartijen is de online beveiliging vergelijkbaar met internetbankieren. Zo kunt u bij CASH een 2-stapsverificatie instellen en/of een pincode en zelfs medewerkers verplichten om het wachtwoord om de x-aantal dagen te veranderen.

ONLINE BOEKHOUDEN
VANAF

€32,50

PER MAAND

Online boekhouden
voor elk soort onderneming

Onbeperkt aantal administraties
Uitgebreid debiteurenbeheer
UBL Ready
Belasting– en bankenkoppeling
Uitgebreide rapportages
Realtime inzicht met de CASHapp

OVER CASH

Wij bieden complete administratieve oplossingen voor elk soort onderneming: van boekhouding tot ERP, zowel offline als online. Onze software is modulair van opzet, waardoor u zelf naar wens uw administratieve pakket samenstelt. Onze modules zijn verrassend compleet en all-in, dus geen onvoorziene kosten achteraf!

CASH SOFTWARE

Alexanderstraat 3
2514 JL Den Haag

070 - 3 560 570
info@cash.nl